Milcom TaskManager i dybden

Milcom TaskManager er inddelt i to moduler, som kan tilpasses den enkelte virksomheds behov og ønsker:

• Et PDA modul, der gør det muligt at registrere maskin- og mandetimer, tillæg, materialer og forbrugsstoffer samt opgavestatus på foruddefinerede opgaver
• Et Web modul, der udover mulighederne i PDA modulet også giver mulighed for at administrere brugere, kunder, opgaver og varekataloger samt giver et overblik over medarbejdernes registreringer, der så kan godkendes/afvises.

Milcom TaskManager™ kan således tilgås både fra en mobil enhed eller fra en PC, hvilket giver alle i organisationen adgang til samme tid- og opgavestyringssystem. På denne måde får ledelsen et samlet overblik over alle organisationens registreringer.

 

 

	PDA modul

Milcom TaskManager er udviklet med henblik på, at alle brugere - uanset it-brugerniveau, kan benytte løsningen nemt og lige til. Milcom TaskManager tager højde for, at mennesker sjældent arbejder på samme måde. De fleste af systemets funktioner kan derfor betjenes på 3 forskellige måder: Ved hjælp af PDA’ens pen, via knapperne på PDA’en eller fra en PC.

Alle brugere kan lære at betjene Milcom TaskManager på under 2 timer.

Milcom TaskManager PDA-løsning benytter en lokal database, som garanterer gode svartider og giver den bedste brugeroplevelse. Det tager derfor ikke mere end max 30 sekunder at gennemføre en registrering i Milcom TaskManager.

PDA-løsningen i Milcom TaskManager giver brugerne adgang til alle relevante opgaver, uanset hvor vedkommende måtte befinde sig. Med PDA-løsningen kan medarbejderen:

• Registrere arbejdstid brugt på en konkret opgave
• Registrere maskintid og andre ressourcer, der er brugt på opgaven
• Registrere tillæg og udlæg som fx fagtillæg, forplejning og kørsel (både tid og km)
• Registrere forbrug af reservedele og materialer
• Registrere overtid, afspadsering, ferie og sygdom
• Ud fra en individuel opgaveliste pr. medarbejder kan medarbejderen vælge den næste opgave, der arbejdes på. Opgaven overføres herefter til en arbejdsdag og registrering af forbruget på opgaven kan udføres.
• Lægge ordrer tilbage i puljen
• Markere en opgave som afsluttet
• Skrive noter til hver enkelt opgave
• Tilrette alle registreringer
• Administrere favoritlister, der giver brugeren hurtig adgang til de oftest benyttede registreringer
• Se et samlet overblik over dagens tidsregistreringer fordelt på opgaverne
• Få overblik over det samlede antal registrerede timer for ugen fordelt på dage
• Låse dagens registreringer og således markere overfor ledelsen, at registreringerne er klar til godkendelse.

Hver enkelt bruger kan anvende en hvilken som helst PDA tilknyttet systemet, og stadig have sine egne registreringer til rådighed. Brugeren kan også skifte mellem PDA- og web-løsningen efter behov.

  

	Web modul

 

Man kan også bruge Milcom TaskManager fra en stationær PC. Den web-baserede registreringsdel giver brugerne de samme muligheder som på PDA’en. Registrering via web kan benyttes af de medarbejdere, der ikke har en PDA.

Web modulet er designet til at give overblik over store mængder data og lette arbejdsrutinerne ved godkendelse af registreringerne og opfølgning på opgaver. Løsningen kan konfigureres således, at data i stedet behandles i økonomisystemet. I dette tilfælde kan én eller flere af systemets funktioner skjules. 

Web modulet i Milcom TaskManager™ giver mulighed for at oprette og vedligeholde systemets stamdata (bl.a. kontoplaner, opgaver og adgangsrettigheder) såfremt disse oplysninger ikke benyttes direkte fra økonomisystemet. 

Løsningen er fortrinsvis designet, så data kan vedligeholdes enten via Milcom TaskManager™ eller via økonomisystemet. Indgående kendskab til web modulets mange funktioner kan opnås på en dag.

I web modulets interface har den administrative medarbejder mulighed for at:

• Godkende, afvise og rette brugeres registreringer
• Vedligeholde den kontoplan, som anvendes ved registrering
• Få et samlet overblik over registreringer for enkelte brugere eller for en gruppe af brugere
• Se detaljer for de enkelte registreringer
• Trække rapporter for de enkelte brugeres tidsregistrering
• Administrere brugere, grupper og roller
• Organisere brugerne i afdelinger, således at afdelingsledere kun ser og godkender for deres egne medarbejdere  

Langt de fleste organisationer vælger at benytte Milcom TaskManagers indbyggede godkendelsesforløb, men forløbet kan tilpasses individuelle behov.

Milcom TaskManager kan integreres med de fleste økonomisystemer på markedet gennem et standardmodul, og det er derfor muligt at benytte økonomisystemets eksisterende opgavestyringsmodul sammen med Milcom TaskManger og overføre opgaverne automatisk til Milcom TaskManager. Opgaverne kan dog også oprettes og allokeres direkte via Milcom TaskManger.

Milcom TaskManager server sikrer, at alle aktive opgaver sendes ud til de medarbejdere, der skal udføre dem. Opgaverne sendes til PDA’en, når medarbejderen ønsker det: enten via PDA’ens indbyggede telefon, trådløst netværk eller via en direkte kabelforbindelse til en pc (en 'cradle'). Data lagres lokalt på PDA’en og er derfor altid til rådighed for brugeren.

På PDA’en kan medarbejderen få et overblik over alle opgaver og løbende registrere forbruget af ressourcer og materialer. Når registreringerne er gennemført, sendes de retur til Milcom TaskManger serveren. Hvis medarbejderen har afsluttet en registrering, kan den herefter godkendes og låses i web modulet af en administrativ medarbejder. Registreringen overføres herefter automatisk til økonomisystemet og kan bl.a. indgå i budgetopfølgning, lønudbetaling og faktureringsgrundlag.